Prérequis
Savoir envoyer, répondre et transférer un message, gérer une pièce jointe, rechercher un message et créer un rendez-vous ou une réunion.
Présentation de la formation
Formation de consolidation et d’organisation avancée d’Outlook : recherche, dossiers, catégories, indicateurs, règles, calendrier, contacts et méthodes de gestion du temps.
Objectifs pédagogiques
• Reprendre les fondamentaux et structurer une méthode de traitement efficace de la boîte de réception.
• Retrouver rapidement des messages et informations à partir de critères pertinents.
• Prioriser et regrouper les éléments nécessitant une action.
• Automatiser le traitement de certains messages entrants.
• Organiser plus efficacement rendez-vous, réunions et disponibilités.
• Structurer et exploiter les contacts utiles.
• Utiliser Outlook comme outil d’organisation du travail, pas seulement comme messagerie.
• Mobiliser les fonctions d’organisation dans un cas professionnel complet.
• Retrouver rapidement des messages et informations à partir de critères pertinents.
• Prioriser et regrouper les éléments nécessitant une action.
• Automatiser le traitement de certains messages entrants.
• Organiser plus efficacement rendez-vous, réunions et disponibilités.
• Structurer et exploiter les contacts utiles.
• Utiliser Outlook comme outil d’organisation du travail, pas seulement comme messagerie.
• Mobiliser les fonctions d’organisation dans un cas professionnel complet.
Programme détaillé
1. Consolider et organiser sa messagerie45 min
Reprendre les fondamentaux et structurer une méthode de traitement efficace de la boîte de réception.
Objectifs pédagogiques
Reprendre les fondamentaux et structurer une méthode de traitement efficace de la boîte de réception.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-001 · Réactiver les fonctions essentielles de messagerie
- OUTLOOK-P-002 · Structurer une arborescence de dossiers adaptée
- OUTLOOK-P-003 · Choisir entre suppression, classement, suivi et archivage
- OUTLOOK-P-004 · Traiter plus efficacement les messages reçus
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
2. Rechercher efficacement1 h
Retrouver rapidement des messages et informations à partir de critères pertinents.
Objectifs pédagogiques
Retrouver rapidement des messages et informations à partir de critères pertinents.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-005 · Utiliser la zone de recherche Outlook
- OUTLOOK-P-006 · Rechercher par expéditeur ou destinataire
- OUTLOOK-P-007 · Rechercher par objet ou mot-clé
- OUTLOOK-P-008 · Retrouver les messages avec pièces jointes
- OUTLOOK-P-009 · Combiner plusieurs critères de recherche
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
3. Utiliser catégories, indicateurs et rappels1 h
Prioriser et regrouper les éléments nécessitant une action.
Objectifs pédagogiques
Prioriser et regrouper les éléments nécessitant une action.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-010 · Créer et appliquer des catégories
- OUTLOOK-P-011 · Utiliser plusieurs catégories de façon cohérente
- OUTLOOK-P-012 · Marquer un message pour suivi
- OUTLOOK-P-013 · Ajouter un rappel
- OUTLOOK-P-014 · Retrouver les éléments marqués pour suivi
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
4. Automatiser avec les règles1 h
Automatiser le traitement de certains messages entrants.
Objectifs pédagogiques
Automatiser le traitement de certains messages entrants.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-015 · Comprendre le principe condition et action d’une règle
- OUTLOOK-P-016 · Créer une règle à partir d’un message
- OUTLOOK-P-017 · Déplacer automatiquement certains messages
- OUTLOOK-P-018 · Marquer ou catégoriser automatiquement selon le besoin
- OUTLOOK-P-019 · Modifier, désactiver ou supprimer une règle
- OUTLOOK-P-020 · Comprendre l’ordre et les limites des règles
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
5. Optimiser le calendrier et les réunions1 h
Organiser plus efficacement rendez-vous, réunions et disponibilités.
Objectifs pédagogiques
Organiser plus efficacement rendez-vous, réunions et disponibilités.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-021 · Créer et modifier des réunions avec plusieurs participants
- OUTLOOK-P-022 · Utiliser les disponibilités et l’assistant de planification lorsqu’il est disponible
- OUTLOOK-P-023 · Gérer une réunion récurrente
- OUTLOOK-P-024 · Utiliser catégories et rappels dans le calendrier
- OUTLOOK-P-025 · Rechercher un élément de calendrier
- OUTLOOK-P-026 · Modifier ou annuler correctement une réunion
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
6. Mieux gérer les contacts45 min
Structurer et exploiter les contacts utiles.
Objectifs pédagogiques
Structurer et exploiter les contacts utiles.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-027 · Créer et enrichir un contact
- OUTLOOK-P-028 · Rechercher et trier les contacts
- OUTLOOK-P-029 · Catégoriser des contacts
- OUTLOOK-P-030 · Créer ou utiliser une liste de contacts selon la version d’Outlook
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
7. Organiser son temps et ses priorités1 h
Utiliser Outlook comme outil d’organisation du travail, pas seulement comme messagerie.
Objectifs pédagogiques
Utiliser Outlook comme outil d’organisation du travail, pas seulement comme messagerie.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-031 · Transformer un message en élément à suivre
- OUTLOOK-P-032 · Utiliser indicateurs et rappels pour différer une action
- OUTLOOK-P-033 · Limiter les interruptions liées aux notifications
- OUTLOOK-P-034 · Organiser une méthode simple de traitement de la boîte de réception
- OUTLOOK-P-035 · Articuler messagerie, calendrier et suivi des actions
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
8. Mise en situation Outlook avancée1 h
Mobiliser les fonctions d’organisation dans un cas professionnel complet.
Objectifs pédagogiques
Mobiliser les fonctions d’organisation dans un cas professionnel complet.
Compétences travaillées
- OUTLOOK-P-036 · Créer une organisation de boîte adaptée à un cas donné
- OUTLOOK-P-037 · Créer une règle de classement
- OUTLOOK-P-038 · Catégoriser et marquer les éléments importants
- OUTLOOK-P-039 · Retrouver un ancien échange avec une recherche ciblée
- OUTLOOK-P-040 · Planifier une réunion avec plusieurs participants
- OUTLOOK-P-041 · Réaliser une tâche Outlook avancée en autonomie
Résultats attendus
Le stagiaire met en œuvre les compétences du module dans une situation professionnelle Outlook.
Méthodes pédagogiques
Démonstrations courtes, exercices pratiques et mises en situation professionnelles.
Évaluation
Observation pratique et questionnaire avant/après.
Critères de réussite / validation
Les manipulations demandées sont réalisées correctement avec un niveau d’aide adapté au niveau.
Public concerné
Utilisateurs maîtrisant les fonctions courantes d’Outlook et souhaitant gagner en efficacité.
Résultats attendus
Le stagiaire utilise Outlook avec autonomie dans les situations professionnelles correspondant au niveau de la formation.
Adaptation et construction pédagogique
La formation est co-construite avec le client en fonction de ses besoins, de ses objectifs, du niveau des participants et de leur environnement professionnel.
Les contenus, exercices et mises en situation sont adaptés, lorsque cela est pertinent, aux outils et aux situations rencontrées par les participants dans leur activité professionnelle.
La formation privilégie une approche pratique et individualisée : démonstrations, exercices, manipulations et mises en situation professionnelles. Les méthodes et outils pédagogiques sont adaptés au niveau des participants et à leur environnement de travail.
Les contenus, exercices et mises en situation sont adaptés, lorsque cela est pertinent, aux outils et aux situations rencontrées par les participants dans leur activité professionnelle.
La formation privilégie une approche pratique et individualisée : démonstrations, exercices, manipulations et mises en situation professionnelles. Les méthodes et outils pédagogiques sont adaptés au niveau des participants et à leur environnement de travail.
Lieu et moyens matériels
Lieu de la formation
Les formations sont réalisées directement dans les locaux du client afin de favoriser une mise en pratique dans l’environnement professionnel réel des participants.
Moyens matériels
Les formations peuvent être réalisées sur les équipements informatiques du client. Lorsque cela est nécessaire, ACFI peut mettre à disposition le matériel utile au bon déroulement de la formation, notamment un ordinateur par participant. Les besoins matériels sont définis en amont de la formation afin de garantir des conditions pédagogiques adaptées.
Évaluation, validation et documents remis
Évaluation des acquis
Les acquis sont évalués tout au long de la formation par l’observation des réalisations, des exercices pratiques, des mises en situation et les évaluations prévues dans le parcours, notamment les questionnaires avant/après.
Validation et documents remis
À l’issue de la formation, une attestation de fin de formation est remise au stagiaire.
Un support de formation adapté au contenu du parcours est également remis à chaque participant afin de lui permettre de conserver les ressources utiles et de poursuivre la mise en pratique des acquis après la formation.
Les méthodes pédagogiques et les critères de réussite propres à chaque module sont détaillés dans le programme ci-dessus.
Accessibilité
Les besoins spécifiques des participants peuvent être étudiés en amont de la formation afin d’identifier les adaptations possibles et, si nécessaire, les partenaires compétents à mobiliser.